La synchronisation est indubitablement la clé d’un bon travail d’équipe. Mais quand les différents collaborateurs peinent à communiquer entre eux, l’avancée du projet se fait au ralenti. Il est de ce fait essentiel de mettre tout le monde sur un même pied d’égalité en utilisant un outil collaboratif de gestion de projet alliant simplicité et efficacité.
Même de chez eux ou en voyage d’affaire, vos employés pourront travailler efficacement.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
La plateforme collaborative est un espace virtuel qui centralise toutes les données relatives à un ou plusieurs projets. Les collaborateurs y trouvent les différentes ressources permettant d’optimiser la conduite des travaux. Il s’agit généralement d’un ensemble de logiciels, de méthodes de travail et autres outils informatiques qui visent à optimiser la communication au sein d’une même équipe. En d’autres termes, la plateforme collaborative est la meilleure solution pour transmettre les mêmes informations à tout le monde en simultané et en temps réel.
Pourquoi les entreprises se servent-elle de plus en plus des plateformes collaboratives?
Peu importe son envergure, il est toujours judicieux pour une entreprise de recourir au système collaboratif afin d’optimiser la gestion des projets qu’elle mène. Ce qui séduit le plus dans ce concept, c’est la possibilité d’avancer constamment sans que tous les membres d’une même équipe ne soient obligés d’être réunis en un même lieu. La plateforme collaborative offre effectivement la possibilité de rester connecté avec ses collègues et d’accéder aux informations de n’importe quel endroit. Tout ce qu’il faut, c’est un appareil numérique ayant accès au web. Grâce aux codes d’accès personnalisés, la sécurité des données est optimale.
Durant les dernières décennies, convenir des dates, lieux et heures de réunion n’avait rien d’aisé. Il fallait faire des compromis, passer du temps au téléphone, expédier d’innombrables courriels… jusqu’à ce que tout le monde soit d’accord. Mais grâce aux applications fournies par la plateforme collaborative, ces réunions peuvent désormais s’organiser en un clic. L’organisateur du meeting renseigne la date, l’heure et éventuellement à l’ordre du jour. En se servant d’un smartphone, d’une tablette ou un ordinateur, ses collaborateurs peuvent se connecter et suivre le débat sans être obligé de se déplacer. Cette grande praticité fait l’unanimité auprès de nombreuses industries et même au niveau des services d’Etat.
Les avantages d’une plateforme collaborative
Il fut un temps où la mobilité constituait une excuse pour manquer les évolutions d’un projet. Mais les plateformes collaboratives ont changé la donne. L’espace virtuel en question offre la possibilité de dispatcher les tâches de chacun et d’établir un calendrier des activités. De cette manière, les collaborateurs sont toujours au courant de « qui fait quoi », évitant ainsi les pertes de temps.
La plateforme intègre également la fonction de réseau social interne. Tous les sujets peuvent être abordés, depuis les plus insolites aux plus pertinents. En outre, il est totalement possible de commenter directement les activités, permettant ainsi aux autres contributeurs de connaître l’avis d’un membre du staff.
Mais l’un des avantages les plus intéressants se situe au niveau de la sécurité. Les niveaux d’accès de chacun sont personnalisables et modifiables, ce qui évite la divulgation d’informations sensibles par inadvertance. Mobilité, flexibilité, praticité et fiabilité, voilà ce qui définit le mieux la plateforme collaborative.
